So fügen Sie Signaturen in Google Docs ein

Aktualisiert: 2022-06-07 / Artikel von: Pui Mun Beh
So fügen Sie Signaturen in Google Docs ein

Google Docs ist ein hervorragendes Tool, um professionelle Dokumente für die Zusammenarbeit mit Ihrem Remote-Team zu erstellen und sie mit Kunden und Auftraggebern zu teilen. Leider sind die nativen Fähigkeiten zum digitalen Signieren begrenzt.

Wenn Ihr Unternehmen in der Lage sein muss, Dokumente elektronisch zu signieren, benötigen Sie eine professionelle und bequeme Methode. Hier sind Add-ons für digitale Signaturen für Google Docs praktisch und in den meisten Fällen einfach zu verwenden. 

Der sicherste und bequemste Weg, Signaturen zu Google Docs hinzuzufügen, ist die Verwendung eines der vielen verfügbaren professionellen Add-Ons. Es gibt zwei Möglichkeiten, diese Add-Ons zu erhalten. Am einfachsten geht es über den Google Marketplace. Alternativ können Sie sie direkt von den Websites der Add-On-Entwickler herunterladen.

Hier sind einige bemerkenswerte Add-ons für digitale Signaturen für Google Docs:

  1. AirSlate
  2. DocuSign
  3. Signierbar
  4. unterschreibe jetzt
  5. PandaDoc
  6. Hellosign

1. airSlate

airSlate

Mit AirSlate können Sie Dokumente von überall aus unterschreiben, ohne sich Gedanken über das Ausdrucken und Unterschreiben von Hand machen zu müssen. Der Schlüssel zum Erfolg von airSlate liegt darin, dass ihr eSignature-Modul Teil eines gesamten Workflow-Automatisierungsprozesses ist. Das bedeutet, dass es einfach ist, Ihre Signatur mit airSlate in ein Google-Dokument zu bringen.

Sie müssen lediglich den Signaturassistenten ausführen und Ihren Namen in den Assistenten eingeben (ja, eingeben). Ihre Unterschrift wird in einer kursiven Schriftart angezeigt, als ob Sie sie von Hand unterschrieben hätten. Wenn Sie etwas Persönlicheres bevorzugen, können Sie auch Ihre persönliche Signatur hochladen. Sogar das ist möglich, indem Sie ein Foto Ihrer Unterschrift machen und es dann über airSlate hochladen.

AirSlate-Signaturen sind nach dem eSign-Gesetz rechtsverbindlich. Das heißt, Sie können es frei verwenden für Unternehmen Verträge, Testamente oder andere offizielle Dokumente. Übrigens können Sie airSlate so konfigurieren, dass Ihre Signatur automatisch in jedes gültige Feld eingefügt wird. Das ist nur ein Teil davon, wie es in den gesamten Automatisierungsprozess passt.

Besuch des airSlate-Website um mehr zu erfahren.

2. DocuSign

Dokusign

Wenn Sie nach einer Cloud-basierten Lösung für elektronische Signaturen suchen, ist DocuSign möglicherweise perfekt. Mehr als 100 Millionen Benutzer weltweit nutzen diesen beliebten Dienst zum digitalen Signieren, um Dokumente zu signieren und per E-Mail oder Fax zurückzusenden. 

Es ist sicher, zuverlässig, kostengünstig und schnell – perfekt geeignet für vielbeschäftigte Büros, die mit ihrem Geschäftstempo Schritt halten müssen. Sie suchen speziell nach DocuSign für Google Docs, einem kostenlosen Add-on.

Sie können jedes Dokument aus Gmail, Google Sheets oder Google Drive mit nur einem Klick an DocuSign senden. Das Dokument wird an den Empfänger gesendet und online mit Echtzeit-Benachrichtigungen verfolgt.

DocuSign ist ab 10 $ erhältlich (mit einer 30-tägigen kostenlosen Testversion). Wenn Sie jedoch bereit sind, mit dem Tool auf ihrer Website zu arbeiten, bieten sie a kostenloser signierservice. Die bequemere Methode ist natürlich die Verwendung des Google Doc-Add-Ons.

Installieren Sie das DocuSign-Add-on direkt von ihrer Website.

3. Unterschreibbar

signierbar

Signable for Google Docs ist ein Cloud-basierter Dienst, der es jedem ermöglicht, Dokumente online direkt in Google Docs zu signieren und zu bearbeiten. Mit dem Tool können Sie rechtsverbindliche Vereinbarungen erstellen und versenden, die den europäischen Standards entsprechen eIDAS und dem US-eSign-Gesetz.

Sie müssen es vom Google-Marktplatz für Add-ons installieren, um Signable verwenden zu können. Gehen Sie einfach zum Marketplace, suchen Sie nach „Signable“ und klicken Sie auf das angezeigte Symbol. Nach der Installation können Sie über „Add-ons“ in Ihrer Google Doc-Menüleiste auf das Add-on zugreifen.

Leider ist die Nutzung von Signable nicht kostenlos, aber es bietet eine breite Palette von Plänen, die für Einzelpersonen und Unternehmen geeignet sind. Wenn Sie nur das eine oder andere signierte Dokument benötigen, können Sie sich für den Ad-hoc-Plan entscheiden, der einen Euro pro signiertem Dokument berechnet.

Installieren Sie das Signierbares Add-on von Google Marketplace.

4. JETZT anmelden

unterschreibe jetzt

The unterschreibe jetzt für die Google Docs-Integration ist ein großartiges neues Tool auf dem Rechtsmarkt. Es ermöglicht Benutzern, ein Dokument direkt in ihrem Webbrowser zu signieren, ohne zusätzliche Software oder Apps herunterzuladen.

Mit signNOW für Google Docs können Sie Dateien mit anderen Benutzern teilen, indem Sie ihnen einfach einen E-Mail-Link senden, mit dem sie das Dokument in Echtzeit anzeigen oder bearbeiten können. Trotz dieser Freigabe behalten Sie die Kontrolle darüber, wie andere Ihre Dokumente anzeigen.

Das integrierte System ist einfach zu bedienen. Sie müssen lediglich das Add-on für Google Docs installieren. Sobald Ihr Dokument zum Senden bereit ist, wählen Sie einfach die Option „Mit SignNOW senden“ in der GDOC-Navigationsleiste und geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.

signNOW ist ebenfalls ein vollkommerzielles Produkt, dessen Preis jedoch nicht nach Dokumentenvolumen berechnet wird. Stattdessen sind die Pläne funktionsbeschränkt. Die Preise beginnen bei 8 $/Monat/Benutzer, und das ist für die meisten kleineren Unternehmen ausreichend.

Bezahlung signNOW Add-on für Google Docs von ihrer Website. 

5. PandaDoc für Google Docs

Pandadoc

PandaDoc für Google Docs ist ein kostenloses Tool, mit dem Sie Ihre Dokumente direkt von Google Drive aus erstellen und verwalten können. Das Google Docs-Add-on unterstützt die Verwendung von Vorlagen und die meisten anderen Funktionen, die in der App oder der webbasierten Version von PandaDoc zu finden sind.

Neben dem Signieren und Versenden können Sie mit dem Add-On auch verfolgen, was mit Ihren gesendeten Dokumenten passiert. Beispielsweise, ob der Empfänger das Dokument geöffnet hat oder wie viel Zeit er damit verbracht hat, es anzuzeigen.

Der Service ist SOC 2 Typ 2 zertifiziert und hochsicher gehostet Amazon AWS Server. Dieses Hosting ist besonders wichtig für diejenigen, die für ihre Dokumentation die Einhaltung europäischer Datenschutzgesetze benötigen.

Der kostenlose Plan beschränkt die Anzahl der Dokumente, die Sie signieren können, nicht. Bezahlte Pläne erhalten jedoch viel mehr Funktionen wie CRM- und Zapier-Integration, Drag-and-Drop-Bearbeitung, Analysen und besseren Support. Bezahlte PandaDoc-Pläne beginnen bei 19 $/Benutzer/Monat.

Besorgen Sie sich die PandaDoc-Add-on für Google Docs aus dem Google Marketplace.

6 HalloSign

hallozeichen

HelloSign for Google Docs ist eine E-Signatur-Lösung, die in die Google Apps-Suite integriert ist. Das ist sogar eine API, die es Entwicklern ermöglicht, den HelloSign-Dienst in ihre Anwendungen zu integrieren. Es ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihr Team mit Google Docs ins Boot zu holen. 

Sie können es nicht nur zum Signieren und Kommentieren von Dokumenten verwenden, sondern auch zum Verfolgen des Status bestimmter Aufgaben oder Projekte in Google Mail oder Outlook und zum Erstellen von Erinnerungen darüber, was zu tun ist, wenn Sie sich das nächste Mal persönlich sehen.

Die Installation ist einfach – klicken Sie einfach auf eine Schaltfläche auf dem Marktplatz, und Sie können loslegen. Dokumente werden im PDF-Format gesendet, sodass Sie sich keine Gedanken über Kompatibilitätsprobleme oder Datenverlust während der Übertragung machen müssen.

Leider gibt es keine kostenlose Version, aber alle kostenpflichtigen Pläne von HelloSign erlauben es Ihnen, eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten zu signieren. Die Preise für HelloSign beginnen bei 15 $/Monat für einen einzelnen Benutzer. Dazu gehören Vorlagen, ein Audit-Trail und der Zugriff auf ihre mobile App.

Bezahlung Hellosign aus dem Google Marketplace.

Was ist eine digitale Signatur?

Eine digitale Signatur ist eine Möglichkeit zu überprüfen, ob eine autorisierte Person ein Dokument ausgestellt hat. Es ähnelt der persönlichen Unterschrift auf einem Blatt Papier, nur dass dies in der digitalen Welt geschieht. Das Wichtigste, was Sie über digitale Signaturen wissen müssen, ist, dass es nicht so einfach ist, ein Bild an ein Dokument anzuhängen.

Sie können beispielsweise nicht einfach ein gescanntes Bild Ihrer Unterschrift in ein Dokument einfügen und es als „digital signiert“ betrachten.

Wie digitale Signaturen funktionieren

Digitale Signaturen stellen sicher, dass keine unbefugten Änderungen an Dokumenten möglich sind, sobald die Signatur vorhanden ist. Der Prozess funktioniert durch Erstellen einer einzigartiger Hasch des Dokuments und verschlüsselt es mit dem privaten Schlüssel des Absenders. 

Jeder generierte Hash ist einzigartig und ändert sich, wenn Änderungen am Originaldokument vorgenommen werden. Sobald das System den Hashing-Prozess abgeschlossen hat, wird das Dokument „digital signiert“. Sie können es dann an einen Empfänger senden.

Wenn der Empfänger das Dokument erhält, generiert sein System einen weiteren Hash der digitalen Kopie. Dieser Hash verwendet den öffentlichen Schlüssel des Absenders, um den mit dem Dokument gelieferten Hash des Absenders zu entschlüsseln. Übereinstimmende Hashes dienen als Beweis dafür, dass das Dokument original und unverändert ist.

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Warum sollten Sie Ihre Google-Dokumente digital signieren?

Wenn Sie ein Geschäftsinhaber sind, gibt es viele Gründe, warum Sie Ihre Dokumente digital signieren sollten. Zunächst muss jedoch mit einem Mythos aufgeräumt werden. Nur weil etwas bequem ist, heißt das nicht, dass es weniger sicher ist als der gute alte Stift und Papier.

Hier sind einige der wichtigsten Gründe, warum Sie zu digitalen Signaturen wechseln sollten;

Es ist schneller und bequemer

Der offensichtlichste Grund ist die Effizienz. Sie können Dinge schneller und effizienter erledigen, indem Sie Dokumente elektronisch unterzeichnen, anstatt sie auszudrucken und zurückzufaxen oder einzusenden. Sie können Dokumente auch von überall aus unterzeichnen und zustellen, sogar zwischen Ländern.

Digitale Signaturen sind sicherer

Wenn Sie Dokumente elektronisch signieren, können Sie sicher sein, dass bei der Einreichung bei einem Gericht oder einer anderen Stelle keine Fehler gemacht werden. Sie müssen sich auch keine Sorgen machen, dass jemand das Dokument ohne Ihre Erlaubnis ändert.

Es verringert auch das Risiko, Dokumente zu verlieren oder während des Transports verloren zu gehen, da keine physische Papierkopie erforderlich ist; Ihre Signatur wird stattdessen in der Cloud gespeichert.

Sie schaffen Vertrauen

Der digitale Raum unterstützt heute auch kommerzielle Aktivitäten, und digitale Signaturen können ein Weg sein, Vertrauen zwischen den an Transaktionen beteiligten Parteien aufzubauen. Zum Beispiel der Kauf und Verkauf von Waren, das Unterzeichnen von Verträgen oder das Teilen vertraulicher Informationen.

Digitale Signaturen sind weithin akzeptiert

Eine digitale Signatur hat den gleichen Rechtswert wie eine handschriftliche Unterschrift. Unternehmen und Einzelpersonen müssen sich an bestimmte Regeln halten, wenn sie Dokumente digital signieren. Aufgrund dieser geltenden Vorschriften sind digitale Signaturen häufig rechtsverbindlich.

Verbessert das Kundenerlebnis

Anstatt Kunden auf Verträge oder Angebote warten zu lassen, die per Post verschickt werden, kommen digital signierte Versionen viel schneller an. Stellen Sie sich vor, Sie hätten eines Tages ein Geschäftsgespräch und innerhalb weniger Augenblicke nach diesem Gespräch einen unterschriebenen Vertrag. Es optimiert das Kundenerlebnis in vielerlei Hinsicht.

Fazit

Während Google Docs noch keine dedizierte Funktion für digitale Signaturen hat, gibt es viele Alternativen. Alle von mir skizzierten Lösungen funktionieren gut mit Google Docs und jede hat ihre eigenen Funktionen, um das Signieren von Dokumenten zu vereinfachen. 

Wenn Sie zum Beispiel jemanden brauchen, der jederzeit ein Dokument auf seinem Mobilgerät signiert, sind PandaDoc und HelloSign Ihre beste Wahl. Das Fazit ist, dass Sie unabhängig davon, welche der oben genannten Lösungen für Ihre Anforderungen am besten geeignet ist, sie einfach in Google Docs integrieren können.

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Über Pui Mun Beh

Pui Mun Beh ist ein digitaler Vermarkter von WebRevenue. Sie behält die neuesten Trends im digitalen Marketing und in den sozialen Medien im Auge. Sie liebt es, offline und online um die Welt zu reisen. Sag hallo zu ihr auf LinkedIn