Über Jason Chow
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15 Google Mail-Tipps und Tricks zur besseren Verwaltung Ihres Posteingangs
Wenn Sie wie die meisten Menschen sind und haben Google Mail Als einer Ihrer E-Mail-Konten wissen Sie, welche Herausforderung es sein kann, den Überblick über Ihre E-Mails zu behalten. Als langjähriger Google Mail-Nutzer dachte ich immer, ich sei ziemlich gut darin, den Google-Dienst zu nutzen.
Erst als ich anfing, auf die 1,473 ungelesenen E-Mails in meinem Posteingang zu starren, wurde mir klar – ein E-Mail-Dienst mit 1.5 Milliarden Nutzern hat doch sicher mehr zu bieten? In der Tat, also hier sind 15 Gmail-Tipps und Tricks, die Ihnen helfen, Ihr Gmail-Leben einfacher zu machen.
1. Ordner sichtbar halten
Eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihren Posteingang übersichtlicher zu gestalten, besteht darin, Ordner in Gmail sichtbar zu halten. Auf diese Weise können Sie sie schnell durchsuchen und sehen, was in jedem vor sich geht.
Die gute Nachricht ist, dass Sie diese Funktion so einrichten können, dass sie immer automatisch aktiviert oder deaktiviert wird, je nachdem, ob Sie eine Nachricht von einem bestimmten Absender (wie einer Fluggesellschaft oder einem Dienstanbieter) lesen.
2. Planen Sie schnell ein Meeting
Wenn Sie ein Meeting mit einem Kollegen planen möchten, ist dies ganz einfach über Gmail möglich. Sie müssen lediglich eine E-Mail öffnen, die E-Mail-Adresse der Personen eingeben, die Sie einladen möchten, auf das Kalendersymbol klicken und auswählen, wann dies geschehen soll.
Sie können auch einen Link senden, wenn Google Kalender noch nicht eingerichtet ist (was wahrscheinlich ist). Durch die Eingabe dieser Informationen wird automatisch ein Ereignis in ihrem Kalender erstellt, das Ihrer Anfrage entspricht.
3. Fügen Sie Ihrem Gmail eine Signatur hinzu
So wie Sie eine Signatur für Ihre Visitenkarten haben, können Sie eine für Ihr Google Mail-Konto haben. Ihre Signatur kann ein Bild oder Text sein, der reichhaltige Elemente wie Hyperlinks enthält.
Um eine Signatur hinzuzufügen, gehen Sie zu den Einstellungen von Google Mail. Nächste;
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke.
- Wählen Sie „Einstellungen“ aus dem Dropdown-Menü.
- Klicken Sie unter „Allgemein“ auf „Signaturen“.
- Wählen Sie „Signatur konfigurieren“.
- Geben Sie den Inhalt für Ihre Signatur ein.
- Klicken Sie unten auf der Seite auf „Änderungen speichern“.
Sie werden sehen, dass diese neue Signatur über neuen E-Mails erscheint, die Sie versenden und auf Nachrichten antworten, die Sie jemand anderem zurückschreiben – aber nicht auf weitergeleiteten oder von anderen Personen gesendeten Nachrichten.
4. Kennzeichnen Sie Ihre Google Mail-Etiketten farblich
Farbe-Verschlüsselung Etiketten sind eine großartige Möglichkeit, Ihre E-Mails zu organisieren. Sie möchten beispielsweise für jeden Kunden ein Etikett erstellen und je nach Branche unterschiedliche Farben (blau, rot, grün) zuweisen. Wenn Sie in Ihren Gmail-Posteingang schauen und sehen, dass eine E-Mail von Client A oder Client B stammt, können Sie leicht erkennen, welche E-Mails wichtig sind, ohne sie alle durchzulesen.
So fügen Sie Labels hinzu:
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke.
- Wählen Sie „Einstellungen“ aus dem Dropdown-Menü.
- Wählen Sie die Registerkarte „Etikett“.
- Jetzt können Sie ein neues Etikett erstellen oder ein vorhandenes zum Ändern auswählen.
- Geben Sie dem Label einen Namen, z. B. „Kunde A“ oder „Kunde B“.
Abgesehen davon, dass Sie nur Etiketten erstellen, können Sie auch die Platzierung anpassen. Sie können beispielsweise auswählen, ob dieses Label auf der linken oder rechten Seite der Seite angezeigt wird, wenn Sie die Nachrichten der Google Mail-Weboberfläche anzeigen, indem Sie unter der Position des Labels entweder „Links“ oder „Rechts“ auswählen.
Abgesehen von farbcodierten Etiketten können Sie benutzerdefinierte Benachrichtigungen für jedes Etikett erstellen, damit Sie nichts verpassen, wenn sie aktualisiert werden (neue E-Mails).
5. Verwenden Sie die Unterhaltungsansicht
Eine der besten Möglichkeiten, Ihren Posteingang zu verwalten, ist die Verwendung der Konversationsansicht. Google gruppiert ähnliche Nachrichten, wenn Sie diese Einstellung aktivieren, und zeigt sie als einzelne Konversation in Ihrem Posteingang an.
Das bedeutet, dass alle nacheinander gesendeten Nachrichten dieselbe Betreffzeile haben und Sie alle E-Mails im selben E-Mail-Thread auf einmal sehen können. Obwohl Google Mail die Konversationsansicht standardmäßig aktiviert, können Sie sie wieder aktivieren, wenn dies aus irgendeinem Grund nicht der Fall ist.
Gehen Sie einfach zu Ihren Einstellungen, scrollen Sie nach unten zu „Konversationsansicht“ und vergewissern Sie sich, dass das Optionsfeld neben „Konversationsansicht ein“ ausgewählt ist.
6. Erhalten Sie unbegrenzte E-Mail-Adressen
Sie können einen Alias für eine oder mehrere Ihrer vorhandenen E-Mail-Adressen erstellen, um eine eindeutige Adresse zu haben, die an Ihre primäre Adresse weiterleitet. Diese Funktion ist hilfreich, wenn Sie versuchen, mehrere Rollen für ein kleines Unternehmen zu verwalten. Beispielsweise könnten Sie die primäre E-Mail-Adresse mit Aliasen wie koppeln [E-Mail geschützt] und [E-Mail geschützt]
Um einen Alias zu erstellen, gehen Sie zur Seite Einstellungen von Google Mail und klicken Sie auf die Registerkarte Konten & Import. Scrollen Sie nach unten, bis Sie im Abschnitt „Allgemein“ „Aliasse“ sehen, und klicken Sie dann auf „Weitere E-Mail-Adresse hinzufügen“.
Sie können eine neue E-Mail-Adresse eingeben, unter der Benutzer ihre über diesen Alias gesendeten Nachrichten erhalten (und festlegen, ob andere Einstellungen wie Empfang im Klartext oder HTML), bevor Sie auf „Create Alias“ klicken.
7. Verwalten Sie mehrere E-Mail-Konten von Ihrem Gmail-Posteingang aus
Keine Lust auf E-Mails mit diesem „+“-Zeichen? Kein Problem; Verwenden Sie stattdessen einen Alias. E-Mail-Aliase sind eine weitere hervorragende Möglichkeit, sekundäre E-Mail-Adressen zu verwalten. Die E-Mail-Weiterleitung ist umständlich, aber Gmail kann mehrere E-Mail-Adressen pro Konto verarbeiten.
Ihre primäre E-Mail-Adresse lautet beispielsweise [E-Mail geschützt], und Sie haben eine andere Adresse [E-Mail geschützt] Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um Ihre Google Mail-Einstellungen einzugeben, und klicken Sie auf die Registerkarte „Konten“. Klicken Sie auf den Link „E-Mail-Konto hinzufügen“ und folgen Sie den Anweisungen.
Sobald dies erledigt ist, verhält sich Gmail wie jeder normale E-Mail-Client und ruft E-Mails von diesem Konto ab. Das zusätzliche Konto kann entweder eigenständig oder als Alias Ihres primären Kontos funktionieren.
Dies funktioniert besser mit benutzerdefinierten Domänen, insbesondere wenn Sie ein Unternehmen sind. Sie können es verwenden, um mehrere Rollen in einem kleinen Unternehmen zu verwalten. Beispielsweise könnten Sie die primäre E-Mail-Adresse mit Aliasen wie koppeln [E-Mail geschützt] und [E-Mail geschützt]
8. Richten Sie E-Mail-Filter ein
Filter sind Regeln, die Sie erstellen, um eingehende E-Mails zu verwalten. Diese Funktion ist (meiner Meinung nach) eine der mächtigsten für Google Mail. Sie können beispielsweise alle eingehenden E-Mails automatisch archivieren und mit bestimmten Schlüsselwörtern kennzeichnen lassen, damit sie den Posteingang nicht überladen.
- Klicken Sie auf das Zahnradgetriebe Einstellungen und wählen Sie die Registerkarte „Filter und blockierte Adressen“, um Filter einzurichten.
- Klicken Sie unten auf dieser Seite auf den Link „Neuen Filter erstellen“.
- Geben Sie die Bedingungen an, unter denen dieser Filter gelten soll, und klicken Sie dann auf „Filter erstellen“.
- Jetzt können Sie die Kontrollkästchen auswählen, was Google Mail mit E-Mails tun soll, die Ihre Bedingungen erfüllen.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Filter erstellen“.
9. Öffnen Sie mehrere E-Mails gleichzeitig
Sie können mehrere E-Mails gleichzeitig öffnen, was hilfreich ist, wenn Sie sie vergleichen möchten. Klicken Sie einfach auf das Popout-Symbol in der oberen rechten Ecke von Google Mail und wählen Sie eine E-Mail oder mehrere E-Mails aus, indem Sie die Umschalttaste gedrückt halten, während Sie auf jede E-Mail klicken. Dadurch wird für jede ausgewählte E-Mail ein neuer Tab erstellt.
10. Verwalten Sie mehrere E-Mail-Status
Wenn Sie bestimmte Nachrichten nur schnell löschen, archivieren oder verschieben möchten – und nicht alle auf einmal öffnen möchten, können Sie Folgendes tun:
Löschen Sie eine Nachricht nach der anderen, indem Sie den Mauszeiger über das Mülleimer-Symbol auf jeder Nachricht bewegen, bis es sich in eine „Aufräumen“-Schaltfläche verwandelt (dies funktioniert nur, wenn sich Ihre Maus über einer ungelesenen Nachricht befindet). Dann klicken Sie darauf.
Archivieren Sie mehrere Nachrichten auf einmal, indem Sie sie auswählen, bevor Sie sie mit Strg+Umschalt+A archivieren, oder klicken Sie im Drop-down-Menü von Google Mail unter „Weitere Aktionen“ auf „Archivieren“ (letztere Option ermöglicht es Benutzern auch, mehrere Nachrichten aus dieser Liste auszuwählen).
Gehen Sie bei Bedarf später mit Strg+Umschalt+O durch Ihre archivierten Konversationen zurück. Wenn Sie Ihre E-Mails auf diese Weise verwalten, bleiben sie zugänglich, ohne Ihren Posteingang zu verstopfen.
11. Holen Sie sich einige Google Mail-Add-Ons
Wenn Sie Ihre Google Mail-Erfahrung noch einen Schritt weiter bringen möchten, stehen zahlreiche Add-Ons von Drittanbietern zur Verfügung, um die Verwaltung Ihres Posteingangs noch einfacher zu machen. Sie können diese Apps auf suchen und installieren Google Workspace-Marktplatz.
Natürlich sind die verfügbaren Apps sehr unterschiedlich, daher hängt die beste Unterstützung davon ab, wie Sie arbeiten. Zum Beispiel verwende ich das Slack and Asana Zusätze. Wenn Sie eher zur Unternehmensseite tendieren, gibt es Apps wie Zoom, CRM für Gmail und Zapier für Gmail.
12. Verwalten Sie Aufgaben von Google Mail
Google Tasks ist ein einfaches, aber leistungsstarkes Tool zum Verwalten Ihrer Aufgabenliste. Es ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Aufgaben und E-Mails an einem Ort zusammenzuhalten, damit Sie sie verfolgen können, ohne einen Posteingang zu überladen, der bereits mit E-Mails überfüllt ist.
Um eine Aufgabe hinzuzufügen, klicken Sie auf das Aufgabensymbol in der rechten Navigationsleiste Ihres Gmail-Posteingangs. Auf der rechten Seite wird ein Fenster eingeblendet, in dem Sie die erforderlichen Informationen wie Titel, Details und Datum/Uhrzeit hinzufügen können.
13. Sie können Kontakte @erwähnen
Anstatt mehrere cc-E-Mail-Adressen hinzufügen zu müssen, können Sie in Google Mail das @ als Erwähnung verwenden. Wenn Sie einfach @ gefolgt von seinem Vor- und Nachnamen (oder Google Mail-Benutzernamen) irgendwo in Ihrem E-Mail-Inhalt eingeben, wird der Empfänger der E-Mail-Schleife hinzugefügt.
Sie können diesen Nachrichten auch eine Liste mit Kontakten hinzufügen, ohne jede E-Mail-Adresse einzeln einzugeben.
14. Arbeiten Sie offline mit Gmail
Menschen stehen oft vor einem Problem: Google-Dienste erfordern meistens eine Internetverbindung, um sie nutzen zu können. Wenn Sie viel reisen, kann die Möglichkeit, Google Mail offline zu verwenden, ein Lebensretter sein. Hier sind einige Tipps, wie Sie den Offline-Modus einrichten und auf Ihre E-Mails zugreifen können, wenn keine Internetverbindung besteht:
Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke Ihres Google Mail-Posteingangs und dann auf die Registerkarte „Offline“. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen der Option „Offline“ und wählen Sie aus, wie viel Ihrer E-Mails Sie auf Ihrem lokalen Gerät speichern möchten. Denken Sie daran, auf die Schaltfläche „Änderungen speichern“ zu klicken.
Beachten Sie unbedingt, dass Sie die E-Mail nicht offline senden können. Verfassen Sie stattdessen Ihre E-Mail und klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben der Schaltfläche „Senden“. Wählen Sie „Senden planen“ und legen Sie die Zeit für später fest, wenn Sie erwarten, dass die Verbindung wiederhergestellt wird.
Wenn Sie dies nicht tun, sagt Google Mail wiederholt „Senden…“, bis eine Internetverbindung besteht (oder Sie einfach verrückt macht, je nachdem, was zuerst eintritt).
15. Sternnachrichten
Sterne sind eine großartige Möglichkeit, Nachrichten zu speichern, aber sie ermöglichen es Ihnen auch, sie schnell zu finden. Sie können wichtige Nachrichten markieren und später danach suchen. Sterne sind in Ihrem Posteingang leicht zu finden, da sie ganz oben auf Ihrer Liste angezeigt werden, sodass Sie in einem überfüllten Posteingang leicht erkennen können, was wichtig ist.
Sie können Sterne auch verwenden, um Filter basierend auf bestimmten Kriterien zu erstellen. Wenn Sie beispielsweise alle Nachrichten mit markierten Anhängen haben möchten, wählen Sie unter „Markierte E-Mails“ die Option „Hat Anhang“ aus und klicken Sie dann auf „Filter erstellen“.
Dadurch wird ein automatischer Filter erstellt, der diese Art von E-Mails direkt in einen Ordner namens „Markierte Nachrichten“ sendet, sodass sie nicht zwischen anderen E-Mails ohne Anhänge oder andere von diesem Filter festgelegte Kriterien verloren gehen.
Bonus-Tipp: Ändern Sie das Zeitlimit für „Senden rückgängig machen“.
Google Mail verfügt über eine integrierte Funktion, mit der Sie das Senden einer Nachricht für einige Zeit rückgängig machen können. Dies kann besonders hilfreich sein, wenn Sie versehentlich eine E-Mail gesendet haben oder feststellen, dass Sie einen Tippfehler in Ihrer Nachricht gemacht haben.
Diese Option ist in Google Mail immer verfügbar, aber Sie können das Zeitlimit festlegen, innerhalb dessen Sie den Versand rückgängig machen können. Klicken Sie oben rechts in Ihrem Posteingang auf Einstellungen und wählen Sie dann „Einstellungen“ aus dem Dropdown-Menü.
Scrollen Sie nach unten, bis Sie „Senden rückgängig machen“ sehen, und klicken Sie auf das Dropdown-Menü in der Zeile „Kündigungsfrist senden“. Sie können es auf 5, 10, 20 oder sogar 30 Sekunden einstellen. Standardmäßig gibt Ihnen Google Mail nur 5 Sekunden Zeit, um einen Versand rückgängig zu machen.
Fazit
Viele der oben genannten Tipps sollten Ihnen dabei helfen, Gmail besser zu verwalten. Wir haben Ihnen gezeigt, wie Sie Ihren Posteingang optimieren, Ihre Labels organisieren, Ihre E-Mail-Verwaltung verbessern und verschiedene verfügbare Tools nutzen können, um die Kontrolle über Ihren Posteingang zu übernehmen.
Wenn Sie diese Tipps befolgen, werden Sie eine Verbesserung beim Umgang mit Ihren E-Mails feststellen. Davon kann jeder vielbeschäftigte Profi profitieren.
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