15 Tools zur Dokumentenzusammenarbeit für Remote-Teams

Aktualisiert: 2022-06-15 / Artikel von: Nicholas Godwin

Tools für die Dokumentenzusammenarbeit können Ihrem Unternehmen helfen, Geld zu sparen, den Umsatz zu steigern und die Teamproduktivität zu verbessern.

Und ich erfinde das nicht.

Eine Forrester-Studie sagt, dass Tools für die Zusammenarbeit hinzugefügt werden bis zu 247,500 USD an Produktivitätsvorteil bis hin zu 100-Personen-Teams, die 40 bis 60 US-Dollar pro Stunde verdienen.

In einem Interview im März 2020 mit Javier Soltero, G-Suite-Chef, hatte Googles G-Suite, die Google Docs beinhaltet, übergriffen 2 Milliarden aktive monatliche Benutzer Am Ende von 2019.

Da die Dokumentenbearbeitung für Teams im Mittelpunkt steht, stelle ich Ihnen in diesem Artikel 15 Tools für die Zusammenarbeit an Dokumenten für Ihr Remote-Team zur Verfügung. So haben Sie immer Optionen.

Und ich habe Ihnen geholfen, die Entscheidungslähmung zu beseitigen, indem ich die Funktionen geteilt habe, auf die Sie achten sollten, wenn Sie sich für das beste Tool für die Zusammenarbeit an Dokumenten für Ihr Team entscheiden.

Komm mit mir.

1. Google Dokumente

Google Text & Tabellen

Google Docs ist Ihr bevorzugtes Tool für die Zusammenarbeit an Dokumenten, wenn Sie großen Wert auf Einfachheit legen. Es ist einfach zu bedienen und bietet eine nahtlose Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit von jedem Standort aus.

Sie können Dokumente mit Teammitgliedern teilen und bearbeiten, indem Sie Dokumentlinks an sie senden. 

Sie können auch festlegen, wer auf Dokumente zugreifen kann und in welcher Funktion – als Betrachter, Bearbeiter oder Kommentator.

Hauptfunktionen von Google Docs

Einige herausragende Funktionen, die Sie an Google Docs lieben würden:

  • Google Docs funktioniert auf jedem Gerät
  • Speichert automatisch die letzten Änderungen
  • Offline-Verfügbarkeit für Ihr Remote-Team
  • Integrierte Hilfsfunktionen wie Autokorrekturen, Texterkennung und Spracheingabe.
  • Möglichkeit, Teammitglieder mit Dokumenten zu markieren und Kommentare oder Vorschläge in Echtzeit zu hinterlassen.
  • Add-On-Fähigkeit. Entdecken Sie andere Apps und Erweiterungen gleichzeitig mit Google Docs.

Google Docs-Preise

Die kostenlose Version von Google Docs ist funktionsgeladen. Außerdem genießen Sie zehn weitere Google Workspace-Tools. 

Für mehr Speicherplatz in der Cloud, 24/7-Kundensupport und eine beträchtliche Anzahl von Benutzern können Sie jedoch auf eines der robusten Business-Pakete ab 6 US-Dollar pro Monat upgraden.

2. Klicken Sie auf

Klicken Sie auf

ClickUp versichert den Benutzern, dass sie wöchentlich einen Tag sparen, indem sie einfach dieses Collaboration-Tool verwenden. Insbesondere die Dokumentzusammenarbeitsfunktion des Tools, ClickUp Docs, ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team, zu erstellen und an Dokumenten oder Wikis zusammenarbeiten

ClickUp-Schlüsselfunktionen

  • Einzigartige Dokumentformatierungsfunktionen. Fügen Sie Dokumenten Lesezeichen, verschachtelte Seiten oder Stile Ihrer Wahl hinzu.
  • Dokumenten-Tracker für Echtzeit-Bearbeitungen.
  • Synchronisierter Arbeitsablauf. Dokumentprojekte von einem Ort aus zuweisen und überwachen.
  • Notizblock für Teammitglieder, um Notizen zu machen oder Aufgabenlisten zu erstellen.

Wie viel kostet die Nutzung von ClickUp?

Die Nutzung aller kostenlosen Funktionen von ClickUp und unzählige unbegrenzte Privilegien kostet ein kleines Team 5 $ pro Mitglied und Monat. 

Je größer Ihr Team, desto teurer wird ClickUp.

3. Zusammenfluss

Zusammenfluss

Confluence ist ein Tool für Wissensmanagement und Projektzusammenarbeit, das die Arbeitsweise von Remote-Teams verändert. Sie können Arbeit erstellen, verteilen und mit Teammitgliedern von der Planungsphase bis zur Ausführung besprechen.

Hauptmerkmale von Confluence

  • Mit der Seitenbaumfunktion können Sie Dokumente mithilfe von Etiketten einfach finden und anordnen. 
  • Über 75 Optionen für Dokumentvorlagen
  •  Eingebaute Dokumentenstrukturierung in Seiten und Zwischenräume (mit Seiten)
  • Interaktive Funktionen wie Inline-Kommentare, GIFs, Emojis und Bearbeitungshighlights
  • Echtzeit-Benachrichtigungen und -Updates zu zugewiesenen Aufgaben und markierten Mitgliedern
  • Hilfreiche Makros zum automatischen Erstellen von Inhaltsverzeichnissen und Dokumenthervorhebungen

Was ist der Preis von Confluence?

Die kostenlose Version von Confluence unterstützt nur zehn Benutzer. Und es ist nur für die Online-Nutzung.

Confluence bietet drei skalierbare Pläne. Standard-, Premium- und Enterprise-Pakete beginnen bei 5.50 $ monatlich. 

Mit Confluence können Sie in der kostenpflichtigen Version bis zu 20,000 Benutzer an Bord nehmen und auf unzählige aufregende Funktionen zugreifen.

4. Witz

Witzeln

Die Entwickler von Quip haben es entwickelt, um die Anforderungen von Vertriebsteams zu erfüllen. Das Tool fördert das Unternehmenswachstum und ermöglicht es Benutzern, Verkaufspläne zu erstellen und während des Verkaufsprozesses zusammenzuarbeiten.

Hauptmerkmale von Quip

  • Ermöglicht Teams das Hinzufügen von Tabellenkalkulationen zu Dokumenten
  • Bearbeitbare Dokumentvorlagen 
  • Zugänglich auf mehreren Gerätetypen
  • Gruppen-Chat-Funktion und 1-zu-1-Messaging, um Interaktivität zu ermöglichen

Wie viel kostet Quip?

Benutzer müssen sich nach Ablauf der kostenlosen Testphase für eine kostenpflichtige Version von Quip entscheiden, um weiterhin grundlegende Funktionen nutzen zu können.

Der Quip-Starterplan kostet nur 10 $ monatlich pro Benutzer. Und je nach Bedarf können Sie für 100 $ monatlich auf die erweiterte Option upgraden.

5. Zoho Docs

Zoho Docs

Zoho Docs ist ein sicheres Collaboration-Tool und eine native Komponente der Zoho-Suite von Business-Tools. Benutzer können Dokumente online erstellen, bearbeiten, zusammenarbeiten und speichern. 

Wichtige Funktionen von Zoho Docs

  • Cloud Storage macht das Abrufen von Dokumenten einfach und schnell
  • Möglichkeit, Dokumente in Ordnern und Unterordnern zu organisieren
  • Dateisynchronisierung in der Cloud
  • In-App-Chat-Funktion zur Kommunikation während der Arbeit an einem Dokument
  • Passwortdokumente zum Schutz sensibler Inhalte
  • Markenfähige Admin-Steuerungsplattformen

Zoho Docs Premium-Angebote und Nachteile

Zoho docs begrenzt Datei-Upload-Größen für jeden Plan, den Sie wählen. 

Aber die kostenpflichtige Version ermöglicht es Ihnen, größere Dateien bis zu 25 GB gleichzeitig hochzuladen, was nur 6.4 $ monatlich kostet. 

6.Nur Büro

einziges Büro

Onlyoffice ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Mitarbeiter von überall aus an Dokumenten, Tabellenkalkulationen, Formularen und Präsentationen arbeiten können. 

Hauptmerkmale von Onlyoffice

  • Anpassbare Dokumenten-Editoren und Logos
  • Professionelle Unterstützung rund um die Uhr
  • Unterstützt mehrere Dateitypen
  • Cloud- und selbst gehostete Versionen
  • MS-Office-Kompatibilität

Onlyoffice-Preise

Die Community-Version von Onlyoffice ist kostenlos. Aber um eine lebenslange Lizenz zu erhalten und optimierte Funktionen für Unternehmen und Entwickler zu nutzen, liegen die Kosten zwischen 1200 und 7000 US-Dollar. 

7. Microsoft Word

Microsoft Word gehört zu den beliebtesten Dokumentenverarbeitungstools im Internet. Aber die neueste Webversion in der Microsoft 365-Suite enthält Funktionen für eine einfache Zusammenarbeit im Team.

Hauptfunktionen von Microsoft Word

  • Funktionen zum automatischen Speichern.
  • Sofortige Übersetzung von Dokumenten in verschiedene Sprachen
  • Live-Bearbeitung
  • Kommentare
  • mobile-friendly

Wie viel kostet Microsoft Word?

Sie benötigen ein vollständiges Microsoft 365-Abonnement, um die Microsoft Word-Onlineversion freizuschalten. Die Pläne beginnen bei 6 $ monatlich und bieten Ihnen 1 TB Cloud-Speicherplatz.

8. Dropbox-Papier

Dropbox Paper ist ein kostenloses Tool für die Zusammenarbeit an Dokumenten. Und Sie können damit Projektdokumente bearbeiten, teilen und vervollständigen. 

Hauptmerkmale von Dropbox Paper

  • Fügen Sie Besprechungsnotizen hinzu und weisen Sie Teammitgliedern Aufgaben zu
  • Integration von Drittanbieter-Apps wie Pinterest und YouTube
  • Anmerkungen 
  • Über 30 Dokumentvorlagen 
  • Timeline-Tracking-Funktion

Was kostet Dropbox Paper?

Paper ist kostenlos und nur online verfügbar und an Dropbox angehängt. Es ist also kein eigenständiges Tool.

9. Bit.ai

Bit.ai ist eine funktionsreiche, intelligente Plattform für die Zusammenarbeit an Dokumenten, die für Teams des 21. Jahrhunderts entwickelt wurde.

Hauptmerkmale von Bit.ai

  • Automatische Dokumentenformatierung
  • Gastzugriff auf ein Dokument
  • Maßgeschneiderte Dokumente
  • Dokumentenverfolgung in Echtzeit
  • Interne und externe Wikis
  • Unterstützt über 100 Dokumenttypen

Bit.ai-Preise

Bit.Ai erlaubt nur fünf Benutzer in der kostenlosen Version. Danach Upgrade auf Pro- oder Business-Pläne ab 8 $ pro Benutzer monatlich. 

10. Box-Zusammenarbeit

Dokumentieren Sie Collaboration-Tools Remote-Teams

Box Collaboration ist ein einfaches Tool für die Zusammenarbeit an Dokumenten zum schnellen Überprüfen, Organisieren und Teilen von Dokumenten in der Cloud. 

Hauptmerkmale

  • Whiteboard-Funktion mit Box-Leinwand
  • Automatisierter Workflow
  • 1500+ App-Integrationen
  • Kompetente technische Unterstützung
  • Cloud-basiertes Tool
  • Unbegrenzte elektronische Signaturen

Wie viel kostet die Nutzung von Box?

Es gibt eine Beschränkung der Datei- und Teamgröße und keine kostenlose Version. Aber es gibt eine kostenlose Testphase, bevor Sie sich für mindestens 15 US-Dollar monatlich anmelden. 

11. Vorstellung

Notion ist ein anpassbares Tool für die Zusammenarbeit an Dokumenten. Sie können Ihr Dashboard so einrichten, dass es besondere organisatorische Anforderungen erfüllt.

Hauptmerkmale von Notion

  • Admin-Kontrolltools  
  • Unbegrenzte Teammitglieder (gegen Gebühr)
  • Zusammenarbeit an Dokumenten, Wikis und Notizen
  • Einzigartige API
  • Gäste und erweiterte Berechtigungen

Wie viel kostet die Nutzung von Notion?

Die kostenlose Version von Notion unterstützt keine Teamzusammenarbeit. Ein spezielles Paket, das auf die Bedürfnisse Ihres Teams zugeschnitten ist, kostet monatlich 10 US-Dollar.

12. Dokument360

Document360 ist eine Wissensdatenbank-Collaboration-Software. SaaS Teams finden Document360 nützlich. 

Hauptmerkmale von Document360

  • Frühere Dokumentversionen automatisch speichern
  • Unterstützt technische Dokumentation
  • Wissensdatenbank-Assistent
  • Integration und Erweiterungen von Drittanbieter-Apps

Document360-Preise

Document360 kostet 99 US-Dollar pro Projekt für den niedrigsten Abonnementplan. Sofern Ihr Team die fantastischen Funktionen von Document360 nicht benötigt, können Sie diese Kosten vermeiden.

13. Montag Arbeitsunterlagen

Monday Workdocs bringt Spaß in die regelmäßige Zusammenarbeit an Dokumenten mit einer benutzerfreundlichen, intuitiven Benutzeroberfläche und einem automatisierten Workflow.

Wichtige Funktionen von Monday Workdocs

  • Echtzeit-Engine für über 100 Mitarbeiter 
  • Dokumente automatisch speichern
  • Drag-and-Drop-Funktionalität für einfache Bearbeitung
  • Live-Kommentare, Aufgabenzuweisungen und Erstellung von Checklisten
  • Mobile und Desktop-Versionen sind verfügbar

Monday Workdocs Angebote und Nachteile

Monday Workdocs ist ein Produkt von Monday.com und erfordert eine Zahlung, damit die gesamte Software genutzt werden kann. 

In der kostenlosen Version sind nur zwei Benutzer erlaubt. Monday.com beginnt ab $24 monatlich aufwärts, abhängig von der Anzahl der Teammitglieder. 

14. Filecamp

Weltweit führende Marken wie Unilever, Konica Minolta, Kia, Heineken und die BMW Group verwenden Filecamp, um Dateien in Echtzeit zu bearbeiten, zu verwalten und zu genehmigen.

Filecamp-Hauptfunktionen

  • Einfache Dateifreigabe
  • Archiv für ältere Dokumentversionen
  • Benutzerdefinierte Branding-Funktion
  • Höchste Sicherheit durch zuverlässige HTTPS-Technologie
  • Kontrollierter Zugriff auf Dokumente
  • Unbegrenzte Benutzer

Filecamp-Preise

Die Pläne beginnen bei 29 US-Dollar, aber Sie müssen für zusätzlichen Speicherplatz separat von Ihrer Abonnementgebühr bezahlen, wenn Sie mehr Speicherplatz benötigen.

15. Dateibühne

Filestage ist ein Tool für die Zusammenarbeit an Dokumenten, mit dem Sie und Ihr Team von einer einzigen Plattform aus zusammenarbeiten, Dokumente überprüfen und kommentieren können.

Hauptmerkmale von Filestage

  • Anmerkungen und Feedback-Funktion
  • Möglichkeit, jedes Dateiformat zu teilen
  • Unbegrenzte Gästeeinladung
  • Genehmigung von Dokumenten mit einem Klick
  • App-Integrationen

Filestage-Preise

Kleine Teams müssen monatlich 95 US-Dollar zahlen, um Filestage zu nutzen. Und kann nur auf 75 GB Speicherplatz plus eine Projektvorlage zugreifen. 

Wichtige Funktionen, auf die Sie in Ihrem Document Collaboration Tool achten sollten

Live Editor

Ihr ideales Tool für die Zusammenarbeit an Dokumenten sollte die Echtzeitbearbeitung durch Teammitglieder ermöglichen. Jeder kann gleichzeitig auf das Dokument zugreifen und Änderungen am selben Dokument vornehmen. Die Bearbeitungen, Kommentare und Vorschläge werden sofort im Dokument wiedergegeben.

Großer Cloud-Speicherplatz

Berücksichtigen Sie den Speicherplatzbedarf Ihres Projekts, bevor Sie sich für ein Tool zur Zusammenarbeit an Dokumenten entscheiden. Wenn Ihr Projekt viel Platz benötigt und der Speicherplatz begrenzt ist, sollten Sie einen Wechsel zu einem anderen Anbieter in Erwägung ziehen.

Autosave-Funktion

Die Autosave-Funktion bewahrt Ihre neuste Bearbeitungen und älterer Dokumentenhistorie und schützt Sie im Schadensfall. Sie müssen das Dokument nicht manuell speichern, nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben.

Dokumenten-Tracker in Echtzeit

Sie sollten in der Lage sein, Änderungen, die von jedem Teammitglied an Dokumenten vorgenommen wurden, in Echtzeit zu verfolgen. Möglicherweise erhalten Sie eine Benachrichtigung, um Sie über die Änderungen zu informieren, ohne das Dokument anzuzeigen.

Unterstützt mehrere Dokumenttypen

Einige Tools für die Zusammenarbeit an Dokumenten unterstützen bestimmte Dokumentformate nicht. Es verlangsamt die Produktivität, wenn Sie das Dokument in ein unterstütztes Format konvertieren müssen. Sie möchten ein Collaboration-Tool, das möglichst viele Dokumentformate unterstützt.

offline-Zugriff

Das von Ihnen gewählte Tool für die Zusammenarbeit an Dokumenten sollte Offline-Funktionalität bieten. Wenn Sie keine Internetverbindung haben, können Sie auch unterwegs arbeiten. Sie können das Dokument auch dann bearbeiten oder anzeigen, wenn Sie nicht verbunden sind.

Mobilfreundliche

Stellen Sie sicher, dass das Tool für die Zusammenarbeit an Dokumenten auf Mobilgeräten verfügbar ist, damit Sie nahtlos arbeiten können. Sie können das Dokument auf Ihrem Laptop bearbeiten und es an die Teammitglieder senden, die es auf ihren Mobilgeräten anzeigen.

Versionsgeschichte

Dokumente, die den Versionsverlauf unterstützen, ermöglichen es Ihnen, auch von unterwegs nachzuverfolgen, wer Änderungen vorgenommen hat, und bei Bedarf Dokumentversionen wiederherzustellen. Die Versionierung stellt auch sicher, dass Sie das Dokument nach neuen Änderungen auf alle früheren Versionen zurücksetzen können.

Final Words

Alle oben genannten Tools für die Zusammenarbeit an Dokumenten können Ihnen dabei helfen, die Anforderungen Ihres Teams zu erfüllen. Mithilfe dieser Tools für die Dokumentenzusammenarbeit können Sie die Kommunikation zwischen den Einheiten verbessern und die Teamproduktivität steigern, während Sie gleichzeitig Zeit und Ressourcen sparen. 

Erwägen Sie, in kostenpflichtige Versionen Ihres bevorzugten Tools zu investieren, um die besten Angebote zu erhalten. Ihr Team wird es Ihnen danken. 

Mehr erfahren

Über Nicholas Godwin

Nicholas Godwin ist Technologie- und Marketingforscher. Er hilft Unternehmen dabei, profitable Markengeschichten zu erzählen, die ihr Publikum seit 2012 liebt. Er war Mitglied der Schreib- und Forschungsteams von Bloomberg Beta, Accenture, PwC und Deloitte bei HP, Shell, AT & T.