7 Schritte zum Organisieren Ihrer E-Mail und Hinzufügen von Stunden zu Ihrer Woche

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  • Aktualisiert: Apr 05, 2018

Wie viele Stunden pro Woche verbringen Sie per E-Mail?

Hier ist eine Herausforderung für Sie: Notieren Sie sich ab nächster Woche die Zeit, die Sie für das Prüfen von E-Mails verwenden.

Schreibe es in ein Notizbuch oder verwende eine Zeiterfassungs-App wie Chrometa. Sie werden wahrscheinlich schockiert sein, wie schnell sich die Stunden summieren.

Was können Sie sonst noch tun? E-Mails sind jedoch für das Führen Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Wie können Sie also weniger sparen?

Die folgenden Schritte gehen über die Grundlagen hinaus und zeigen Ihnen, wie Sie Systeme erstellen, um sich zu organisieren und Ihren Posteingang in Schach zu halten. Was würden Sie mit ein paar zusätzlichen Stunden pro Woche tun?

So erfahren Sie es.

Schritt #1: Reduzieren Sie eingehende E-Mails

Sehen Sie sich an, was normalerweise in Ihrem Posteingang ist.

Wenn Sie mehr als 5 E-Mail-Newsletter abonniert haben, ist dies wahrscheinlich zu viele.

Versuchen Sie es mit einem Tool Unroll.me um Ihre Abonnements zu verwalten und zu reduzieren. Seien Sie rücksichtslos in Bezug auf die Abmeldung an alle außer die nützlichsten Newsletter.

Sind die meisten Ihrer E-Mails von Kunden?

Wenn Sie ein dienstbasiertes Geschäft haben, nehmen Client-E-Mails oft sehr viel Zeit in Anspruch.

Wenn Sie einen Service anbieten, sollten Sie die Anzahl der Kunden, mit denen Sie arbeiten, reduzieren. Es ist besser, zwei Kunden zu haben, die jeweils $ 250 zahlen, als 5-Kunden, die jeweils $ 100 zahlen, da die Kosten für jeden Kunden zusätzlich aufgewendet werden.

Erwägen Sie, Ihre Preise zu erhöhen und die Anzahl der Kunden zu verringern, die Sie per E-Mail senden müssen.

Wenn Sie ähnliche E-Mails immer und immer wieder beantworten, veröffentlichen Sie eine FAQ auf Ihrer Website, um die häufigsten Fragen zu beantworten. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Link zu Ihrem FAQ und Glossar von Ihrer Kontaktseite, und fordern Sie die Besucher dazu auf, sie zu lesen, bevor Sie sich an Sie wenden. Wenn Sie die Anzahl der E-Mails nicht reduzieren können, können Sie sie zumindest besser planen.

Versuchen Bumerang, die es Ihnen erlauben, Ihre E-Mail-Lieferung und erhalten Sie in Batches.

Schritt #2: Erwartungen verwalten

Das ständige Überprüfen von E-Mails während des Tages hat einen großen Einfluss auf Ihre Produktivität.

Multitasking kann Ihre Produktivität um 40% reduzieren und Ihren IQ sogar um bis zu 10-Punkte senken nach wissenschaftlichen Studien.

Eine reduzierte Arbeitsqualität kann Ihre Kundenbeziehungen mehr als eine leicht verzögerte E-Mail-Antwort beeinträchtigen.

Was ist, wenn Ihre Kunden daran gewöhnt sind, Ihre E-Mails sofort zu beantworten?

Schnelle Antworten auf E-Mail-Anfragen können ein großes Verkaufsargument für Ihr Unternehmen sein. Sie können jedoch schnell reagieren, ohne die E-Mails tagsüber zwangsweise abrufen zu müssen. Sie müssen nur die Erwartungen Ihrer Kunden verwalten und sie an Ihren neuen Zeitplan anpassen.

Was sie für einen "Notfall" halten, ist oft nicht der Fall.

Legen Sie zunächst einen Zeitplan für sich selbst fest. Sie können 2-3-E-Mails nur einmal täglich oder nur am Morgen abrufen.

Als Nächstes müssen Sie Ihre Kunden über Ihre neuen Richtlinien informieren und wie lange es dauert, bis Sie auf E-Mails antworten. Sie können Ihre Kunden darin trainieren, Ihren neuen Zeitplan zu erwarten, indem Sie:

  • Veröffentlichen Sie Ihre Richtlinien auf Ihrer Website. Teilen Sie ihnen auf Ihrer Kontakt- oder Support-Seite mit, wie lange sie auf eine Antwort warten können.
  • Willkommenspaket für neue Kunden freigeben. Beschreiben Sie in Ihrem Begrüßungspaket Ihre Kommunikationsrichtlinien: wie sie sich mit Ihnen in Verbindung setzen sollen und wann Sie antworten.
  • Erwägen Sie das Einrichten einer automatischen E-Mail-Antwort, die Ihre Kontakte darüber informiert, wenn Sie auf ihre E-Mail antworten.
  • Senden oder beantworten Sie niemals E-Mails außerhalb der Geschäftszeiten (z. B. abends und am Wochenende). Dies vermittelt den Eindruck der Verfügbarkeit von 24 / 7. Stattdessen können Sie Ihre E-Mail so planen, dass sie morgens ausgeht.

Bestehende Kunden sollten sie persönlich darüber informieren, dass Sie Ihre Richtlinien aktualisieren.

Drehen Sie es als Vorteil für sie!

Sehr geehrter Kunde],

[Persönliche Begrüßung] Ich melde mich, um Sie über meine neuen E-Mail-Richtlinien zu informieren.

Wenn mein Geschäft wächst, ist es meine Priorität, dafür zu sorgen, dass ich Ihnen weiterhin qualitativ hochwertigen Service bieten kann. Um dies fortzusetzen, aktualisiere ich meine Kommunikationsrichtlinien. In Zukunft werde ich meine E-Mail [zu diesen Zeiten] überprüfen.

Ich werde Ihre E-Mails innerhalb von [Antwortzeit] beantworten. [Optional:] Wenn Ihre Nachricht dringend ist, können Sie das Wort "Dringend" in Ihrer E-Mail-Betreffzeile verwenden. Sie wird sofort benachrichtigt. Diese neue Richtlinie ermöglicht es mir, 100% bei der Arbeit an Ihren Projekten zu fokussieren, ohne den ganzen Tag von E-Mails abgelenkt zu werden.

Vielen Dank für Ihr Geschäft.

Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen zu dieser neuen Richtlinie haben.

Kunden schätzen Ihre Professionalität und Unkompliziertheit und werden sich bald an Ihre neuen Reaktionszeiten gewöhnen.

Schritt #3: Organisieren und automatisieren

Wenn Ihr Posteingang alle Arten von E-Mails enthält, von der Client-Kommunikation über Newsletter bis hin zur Auftragsbestätigung, ist es schwierig, alles durchzugehen.

Es kann überwältigend sein, und es führt Sie auch dazu, sich auf irrelevante E-Mails zu konzentrieren, die sich auf wichtigere auswirken. Google Mail-Registerkarten helfen dabei, Sie können es jedoch noch mehr mit Etiketten und Filtern organisieren.

Sie könnten beispielsweise sowohl persönliche E-Mails von Freunden und Familienangehörigen als auch E-Mails von Ihrem Unternehmen auf der Registerkarte "Primär" erhalten.

Wenn Sie Ihre geschäftlichen E-Mails automatisch trennen möchten, damit Sie diese priorisieren können, können Sie dies problemlos tun Einen Filter einrichten Um sie alle unter "Business" zu kennzeichnen, können Sie sie leicht sortieren.

Ein Filter erstellen
Verwenden Sie einfach das Suchfeld, um die E-Mails zu finden, die Sie kennzeichnen möchten, und klicken Sie unten auf den Link "Filter mit dieser Suche erstellen".
Label-Filter anwenden
Klicken Sie dann auf die Option "Label anwenden" und wählen Sie das gewünschte Label aus.

Ein anderes Werkzeug, das Sie ausprobieren können, ist SaneBox, der automatisch erkennt, welche E-Mails für Sie wichtig sind, und den Rest für später aus Ihrem Posteingang löscht.

Schritt #4: Entkomme dem Posteingang

Verwenden Sie Ihren E-Mail-Posteingang als Aufgabenliste?

Dies ist nicht das effizienteste oder skalierbarste System: E-Mail wurde nicht als To-Do-Liste konzipiert.

Sie möchten sich auf Aufgaben konzentrieren können, ohne von persönlichen E-Mails abgelenkt zu werden. Verwenden Sie stattdessen Tools, die für Aufgabenlisten erstellt wurden, wie z Asana, Trello, oder Todoist.

Asana ist eine Projektmanagement-App, die kostenlos und einfach zu verwenden ist. Sie können aus jeder E-Mail eine Aufgabe machen, indem Sie sie an Asana weiterleiten.

Wenn Sie Ihre Kunden dazu bringen können, Trello anstelle von E-Mails zu verwenden, ist es viel einfacher, die Kommunikation und Dateien an einem Ort zu verwalten, sodass Sie nicht mehr nach einer bestimmten Nachricht oder Datei in Ihrem Posteingang suchen.

Anstatt eine E-Mail als Erinnerung in Ihrem Posteingang aufzubewahren, können Sie festlegen, dass die E-Mail zu einem bestimmten Zeitpunkt mit einem solchen Tool zu Ihrem Posteingang zurückkehrt Yesware.

Schritt #5: Alarme einrichten

Sie müssen Ihre E-Mail nicht ständig überprüfen, um zu sehen, ob Sie diese wichtige Nachricht oder Datei erhalten haben. Richten Sie stattdessen bestimmte Warnungen mithilfe von Google Mail / Android-Filtern und -Beschriftungen ein (oder richten Sie eine Textwarnung mit ein.) IFTTT).

Wenn Sie Google Mail und ein Android-Telefon verwenden, können Sie Ihr Telefon so einrichten, dass Sie nur über bestimmte E-Mails informiert werden:

  1. Erstellen Sie zunächst einen Filter (wie oben gezeigt), um die E-Mail, auf die Sie warten, automatisch zu kennzeichnen. Sie können dies nach Absender, Schlüsselwort, ob die E-Mail mit einem Anhang versehen ist usw. Sie können das Etikett "Benachrichtigung", "Dringend" usw. anrufen.
  2. Öffnen Sie auf Ihrem Telefon die Google Mail-App, navigieren Sie zu Einstellungen und wählen Sie Ihr E-Mail-Konto aus.
  3. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen "Benachrichtigungen" aktiviert ist.
  4. Scrollen Sie nach unten und wählen Sie "Etiketten verwalten".
  5. Wählen Sie Ihr neues Label aus.
  6. Synchronisieren Sie Ihre Nachrichten und aktivieren Sie die Benachrichtigungen für dieses Label.
  7. Gehen Sie zurück und stellen Sie sicher, dass Benachrichtigungen für andere Labels nicht synchronisiert werden, sodass Sie keine Benachrichtigungen für diese Labels erhalten.

Das ist es! Sie erhalten jetzt nur Benachrichtigungen, wenn Sie neue E-Mails erhalten, die Ihrem Filter entsprechen.

Schritt #6: Fühlen Sie sich nicht verpflichtet, alle zu beantworten

Nur weil Ihnen jemand eine E-Mail sendet, müssen Sie nicht antworten.

Das hört sich vielleicht kalt an, aber wenn Sie Erfolg online gewinnenDie Leute werden anfangen, Sie per E-Mail zu kontaktieren und nach Ihrer Zeit zu fragen.

Vielleicht möchten Sie allen antworten, wenn Sie sich nur entschuldigen und erklären, warum Sie ihnen nicht helfen können.

Aber denken Sie daran: Als Unternehmer ist Zeit Ihre wertvollste Ressource. Lassen Sie sich nicht jedem, der Ihnen eine E-Mail sendet, verpflichtet sein. Sie schulden nicht jedem eine eingehende Antwort. "Nein" ist ein vollständiger Satz.

Schritt #7: Bitten Sie um Hilfe

Wenn Sie nach all diesen Schritten immer noch eine Menge Zeit mit E-Mails verbringen, sollten Sie Hilfe in Betracht ziehen, damit Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können.

Es gibt virtuelle Assistenten, die sich auf die Beantwortung von E-Mails spezialisiert haben. Wie Sie eine VA einstellen können, erfahren Sie im letzten Beitrag von Gina Badalaty Machen Sie Ihren Blog profitabler, indem Sie Hilfe einstellen.

E-Mails können eine enorme Zeitverschwendung sein, müssen aber nicht sein!

Unabhängig davon, ob Sie dies alleine tun oder Hilfe einstellen, kann es ein zeitaufwändiges Projekt sein, Ihren Posteingang in Form zu bringen. Wenn Ihre Systeme einmal installiert sind, sparen Sie Zeit, die Sie in Ihr Unternehmen investieren können.

Über KeriLynn Engel

KeriLynn Engel ist ein Texter und Content-Marketing-Stratege. Sie arbeitet gerne mit B2B & B2C Unternehmen zusammen, um qualitativ hochwertige Inhalte zu planen und zu erstellen, die ihre Zielgruppe ansprechen und konvertieren. Wenn Sie nicht schreiben, können Sie sie finden, wenn sie spekulative Romane liest, Star Trek sieht oder Telemann Flötenphantasien an einem lokalen offenen Mikrofon spielt.

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